Soạn văn bản hành chính trong Word chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP: khổ giấy, lề, phông chữ

Nghị định 30/2020/NĐ-CP là gì?

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Bộ quy tắc trình bày văn bản hành chính (khổ giấy, lề, phông chữ, vị trí các thành phần) nằm trong phụ lục của nghị định. Bài này hướng dẫn thiết lập trong Word những điểm cơ bản nhất mà người soạn thảo cần nhớ.

Lưu ý: Đây là bản tóm tắt thao tác. Với văn bản chính thức gửi đi, hãy đối chiếu trực tiếp với nghị định và hướng dẫn của cơ quan mình, vì từng loại văn bản có thành phần riêng.

Thiết lập trang trong Word

1. Khổ giấy: vào Layout > Size, chọn A4 (210 mm × 297 mm).
2. Lề trang: vào Layout > Margins > Custom Margins và nhập:
   • Lề trên: 20–25 mm
   • Lề dưới: 20–25 mm
   • Lề trái: 30–35 mm
   • Lề phải: 15–20 mm
3. Phông chữ: Times New Roman, bộ mã Unicode (theo TCVN 6909:2001). Cỡ chữ phần nội dung từ 13 đến 14.

Nếu Word đang hiện lề theo inch hoặc cm, bạn có thể đổi đơn vị tại File > Options > Advanced > Display > Show measurements in units of. Khi dùng cm, lề trái 3 cm tương ứng 30 mm.

Các thành phần phần đầu văn bản

Thành phần	Cách trình bày
Quốc hiệu	“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, chữ in hoa, cỡ 12–13, kiểu đứng, đậm
Tiêu ngữ	“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm; chữ cái đầu mỗi cụm từ viết hoa, giữa các cụm có gạch nối; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ
Tên cơ quan, tổ chức	Chữ in hoa, cỡ 12–13; tên cơ quan ban hành kiểu đứng, đậm
Số, ký hiệu	Ví dụ “Số: 15/QĐ-UBND”, cỡ 13, kiểu đứng
Địa danh, ngày tháng	Cỡ 13–14, kiểu nghiêng
Tên loại và trích yếu	Tên loại văn bản in hoa, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm

Quốc hiệu và tiêu ngữ đặt ở góc trên bên phải trang đầu, tên cơ quan ở góc trên bên trái.

Cách ghi ngày tháng

Ngày, tháng, năm ban hành phải viết đầy đủ. Số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Ví dụ: “Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2026” hoặc “ngày 12 tháng 02 năm 2026”.

Đánh số trang

Theo quy định, số trang dùng chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, kiểu đứng, canh giữa theo chiều ngang ở lề trên của văn bản (phần header), và không hiển thị số ở trang đầu tiên. Cách làm trong Word:

1. Bấm đúp vào phần header của trang đầu để mở Header & Footer.
2. Tick Different First Page.
3. Sang trang hai, vào Insert > Page Number > Top of Page > Plain Number 2 (canh giữa).

Muốn bỏ qua cả trang bìa hoặc mục lục, xem thêm bài đánh số trang bỏ qua trang bìa và mục lục.

Lưu ý riêng cho người dùng Việt Nam

• Bộ gõ và bảng mã: Unikey, EVKey hoặc OpenKey phải chọn bảng mã Unicode (kiểu gõ Telex hoặc VNI tùy thói quen). Nếu để TCVN3 hay VNI Windows, chữ sẽ lỗi khi mở trên máy khác.
• Dấu thập phân và phân tách: trong văn bản, số tiền thường viết theo kiểu Việt Nam, ví dụ 1.250.000 đồng. Khi dán từ Excel, kiểm tra lại dấu chấm, dấu phẩy.
• Lưu mẫu: sau khi cài xong lề, phông chữ, hãy lưu thành mẫu bằng File > Save As > Word Template (*.dotx) để dùng lại, khỏi chỉnh mỗi lần soạn.

Trước khi gửi đi: danh sách kiểm tra nhanh

1. Khổ A4, lề nằm trong khoảng quy định.
2. Phông Times New Roman, Unicode, cỡ chữ thống nhất.
3. Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan đúng kiểu chữ và vị trí.
4. Ngày tháng ghi đúng quy tắc số 0 ở đầu.
5. Trang đầu không hiện số trang, các trang sau canh giữa.
6. Xuất PDF để kiểm tra bố cục nếu cần gửi qua email hoặc Zalo.

Nếu cần gửi thư mời hay giấy mời hàng loạt, hãy xem thêm hướng dẫn trộn thư Mail Merge trong Word.